Допечатная подготовка является первым этапом производства заказа. От ее длительности зависит возможная дата начала печати заказа. Управление препрессом заключается в назначении работ исполнителям и контроля их завершения. Исполнители (т.е. дизайнеры и верстальщики) могут сами назначать себе работы, если им будут делегированы такие права. Обычной системой является наличие руководителя препресса, который назначает работы и следит за их выполнением.

На общем списке изделий в препрессе наличие исходных материалов по заказу отображается в колонке "Файлы". Полный диск означает полностью полученные материалы, половинка диска – частично полученные, пустая колонка – не получены.

Список заказов в препрессе

Подробно состояние исходных материалов описывается на форме препресса по заказу в полях "Описание исходных материалов", Ожидаем на дату" и составное поле  "Получение", в котором представлено наличие материалов и дата их получения.

Препресс по заказу.

Так же на рисунке показано поле "Исполнитель", с помощью которого для данного заказа назначается конкретный сотрудник отдела препресса, который будет работать с этим заказом. Каждая конкретная работа может быть переназначена любому другому сотруднику в случае необходимости. Число в скобках после фамилии (16,5) показывает текущий объем назначенных этому исполнителю работа в часах, по нормативной длительности, что позволяет учитывать уже имеющуюся загрузку верстальщиков при назначении работ.

В нижней части формы отображен список назначенных и пока не выполненных базовых операций по заказу с указанием количества и плановой длительности в часах.

Назначение задания по заказу

Назначение работ осуществляется через форму работы по препрессу. В данном случае происходит назначение отправки заказа на утверждение заказчику. После завершения работы ставится отметка "Завершена". Если работа завершена неуспешно, т.е. ее надо переделать, то достаточно снять отметку "Успешно".

Состояние утверждения по заказам отмечается галочкой в колонке "Утв." на списке заказов в препрессе (см. рис. 1).

Загрузка исполнителей участка допечатной подготовки

На форме загрузки исполнителей (рис. 4) можно видеть список назначенных и завершенных работ по каждому сотруднику отдела допечатной подготовки. Сотрудники могут иметь доступ к своим заданиям и самостоятельно отмечать факт завершения той или иной операции, что приводит к изменению состояния заказа в препрессе.

Изделие, по которому завершены все назначенные операции, можно оправить в производство. После этого события назначение других операции в преперссе станет невозможным, а производственные операции станут доступны для исполнения.

Организация допечатной подготовки может существенно отличаться в различных типографиях. Где-то выделяется специальный сотрудник – руководитель участка препресса, который обеспечивает назначение заданий исполнителям и контролирует их исполнение. В других случаях сами менеджеры отдела продаж назначают верстальщиков по своим заказам, назначают им задания и контролируют исполнение. Apler Quick Print позволяет организовать работы препресса различными способами, выбор которого остается руководителю типографии.

Однако независимо от способа назначения заданий и контроля их исполнения система предоставляет актуальную информацию по всем заказам на участке допечатной подготовки, позволяет отслеживать "зависшие" на утверждении изделия, незагруженных исполнителей, и что самое главное – позволяет контролировать плановый срок передачи изделия в печать.