Несмотря на кажущуюся простоту, ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться на первый взгляд. Лицам, принимающим решение о приобретении и установке какой либо системы автоматизации требуется разобраться с задачами, которые они надеются решить таким путем, и исходя из задач сформулировать критерии выбора.
Рассмотрим три точки зрения на полезность системы автоматизации - от лица Бизнесмена, Директора и Сотрудника.

Бизнесмен

В нашем понимании бизнесмен это человек, потративший свои или заемные средства на приобретение оборудования, аренду офиса и наем персонала, и рассчитывающий на получение прибыли. Бизнесмен определяет задачу - "что делать" и стратегический способ организации "как делать".

Директор

Это человек, получающий зарплату за осуществление текущего руководства типографией с целью получения прибыли. Директор получает зарплату от бизнесмена за то, что он правильно проводит на практике установленные задачи "что делать" и "как делать" используя свой опыт и подготовку менеджера верхнего эшелона (которым опытом может не обладать сам бизнесмен).

Сотрудник

Это все остальные люди, работающие в типографии. У каждого сотрудника есть свои обязанности, будь это верстальщик, оператор печатной машины или руководитель отдела продаж. Сотрудники обычно получают зарплату от директора, и поэтому их задача - выполнять работу так, как этого требует директор.

В небольших компаниях характерны различные совмещения ролей:

Бизнесмен = Директор

Типичный случай для малого или семейного бизнеса. В этом случае на первое место выходит Директор, который по совместительству является владельцем или совладельцем бизнеса. Контроль Директора со стороны Бизнесмена отпадает.

Бизнесмен = Директор = Сотрудник

Очень малый бизнес. Разновидность self employee (самозанятость, работа на себя). Контрольные функции сокращены до минимума.

Директор = Сотрудник

Небольшой бизнес, но уже построенный по правилам. Владельцы отделены от управления, директор в силу малого штата совмещает управленческую функцию и выполняет одну из ролей. Все контрольные функции сохранены, и бизнесмена над директором, и директора над другими сотрудниками.

Теперь посмотрим на потребности каждого уровня, и узнаем, что предоставляет система AplerQP для каждого из них. Начнем сверху.

Бизнесмен

Бизнесмен похож на судовладельца. В то время, как Капитан (Директор) прокладывает маршрут, назначает вахтенных, закупает топливо, воду и провиант, команда (Сотрудники) следят за двигателями, стоят у руля и драят палубу, судовладелец указывает, из какого порта в какой судно должно доставить груз, обеспечивает судно необходимыми финансовыми средствами и в последующем получает выручку за фрахт, которая покрывает затраты и приносит прибыль.
Так и в полиграфии, задача бизнесмена сводится к тому чтобы выбрать рыночный сегмент, подобрать подходящее оборудование, обеспечить финансирование закупки, и нанять Директора, который уже будет нанимать Сотрудников. В идеальном случае Бизнесмен контролирует только Директора, и не столько прямым путем (через совещания, планерки и отчеты), сколько ориентируясь на показатели деятельности типографии. Поскольку от этих показателей зачастую зависит вознаграждение Директора, то и Директор управляя компанией ориентируется именно на эти показатели.

На разных этапах развития компании задачи, которые бизнесмен ставит перед директором могут быть различными. Например "загрузить новую печатную машину не менее 50% от номинальной производительности", "получить оборот за год не менее ХХХ миллионов рублей" и так далее. При этом к основной задаче ставятся ограничивающие факторы, например "в рамках расходной части утвержденного бюджета", "при фонде заработной платы не более ХХХ рублей", "при валовой рентабельности не ниже 25% процентов" и так далее.

Такого рода цели могут быть очень различными, но почти всегда они выражаются показателями, которые можно измерить в деньгах, штуках, часах, процентах или в других единицах. Когда приходит время отчета, Директор начинает собирать эти показатели из различных источников, основным из которых являются всевозможные формы в Excel или подобных программах. Откуда можно получить эти данные более быстро, точно, и с большей достоверностью? Из информационной управленческой системы, в которой фиксируются ВСЕ первичные события.

Главный эффект от использования информационной управленческой системы для бизнесмена заключается в том, чтобы все сотрудники типографии вносили данные обо всех своих действиях в систему, и в последующем эти данные были доступны для анализа за любой период как в статике так и в динамике.

Бизнесмена не очень волнует насколько трудоемким или удобным будет ввод этих данных. Он может потребовать вводить их по завершении рабочего дня, в конце недели или ежемесячно. Главное, чтобы они были достоверны, и была исключена возможность произвольной корректировки данных с целью фальсификации отчетов.

Бизнесмену нужны результаты работы компании, которые можно получить из первичных данных.

Директор

Директор осуществляет ежедневное управление компанией ориентируясь на долгосрочные показатели и цели. К примеру, чтобы получить выручку за квартал не менее миллиона рублей надо обеспечить среднюю выручку за месяц не ниже 333 тысячи, за неделю не менее 84 тыс., за день не менее 17 тыс. Конечно, это упрощенный подход, но в общем для того, чтобы обеспечить выполнение требуемого показателя за длинный период времени необходимо выполнять текущий контроль этого показателя через короткие промежутки времени.

Первый результат, который получает Директор, это возможность оперативного контроля базовых показателей работы компании.

С другой стороны, данных о том, что за прошлую неделю выручка составила менее половины планового объема, явно недостаточно для осуществления управляющих действий. Это результат работы, для выяснения причин надо проанализировать внутренние показатели, например такие, как количество заказов и объем выручки по каждому менеджеру, соотношение открытых и несостоявшихся заказов. Такие данные так же должна предоставлять информационно-управленческая система.

Второй результат для Директора - возможность анализировать причины возникновения текущей ситуации путем изучения частных показателей работы подразделений и отдельных сотрудников компании.

Для реализации этих возможностей требуется, чтобы кто-то ввел в систему корректные первичные данные. Вводом данных занимаются сотрудники. С точки зрения Директора существует ограничение на использование любой системы автоматизации, связанное с изменением эффективности работы сотрудников. Действительно, если ввод данных очень трудоемок, система работает медленно или неустойчиво, то сотрудники начинают тратить большую часть рабочего времени на "борьбу" с системой, что отвлекает их от исполнения основных обязанностей. Кроме этого, система может быть спроектирована и реализована так, что вообще не позволяет учитывать какие-то бизнес-операции или данные, критически важные для данной типографии.

Первое ограничение для Директора. Система должна иметь требуемый функционал, отражающий все основные бизнес-операции.

Второе ограничение для Директора. Система не должна снижать эффективность работы сотрудников.

Сотрудник

Сотрудник выполняет основную работу, приносящую компании прибыль. Не будем рассматривать злонамеренных сотрудников, которые сознательно работают против интересов своей компании. Предположим, что сотрудник вполне лоялен, но как любой человек не очень любит, когда вмешиваются в его дела.

Итак, с точки зрения исполнения своей работы сотрудник хочет иметь удобный инструмент, повышающий эффективность его работы. Один из важных аспектов эффективности - разгрузить голову от множества предстоящих дел и сосредоточиться на выполнении одного текущего дела. Когда оно будет выполнено, можно перейти к следующему и так далее. Список этих предстоящих дел должна вести система, обратившись к которой любой сотрудник в любой момент времени может получить ответ на вопрос - "ну что там у меня осталось не сделанным?".

Чтобы это было возможно, система должна для любого рабочего места предоставлять возможность создать новое задание, направить это задание исполнителю и отметить результат выполнения задания. В типографии все вращается вокруг заказов, заказ на изготовление полиграфической продукции - это основной элемент любой системы управления для полиграфии. Создает заказ сотрудник отдела продаж, и далее, следуя схеме исполнения, заказ или его части (операции, потребности в материалах, ожидаемые платежи) циркулируют по различным участкам типографии для того, чтобы на каждом рабочем месте сотрудник мог видеть список своих личных заданий, выполнять их и ставить об этом отметки в системе.

В ходе отметок о завершении системы сотрудник вводит данные двух видов. Первый вид данных предназначен для маршрутизации заказа и обычно сводится к информации вида "по этому заказу я сделал то-то". Система распознает такие сигналы и передает заказ на следующую стадию. Однако для Директора и Бизнесмена необходимо знать конкретные параметры исполнения каждой операции, например длительность, количество израсходованных материалов и прочее, поэтому Сотрудник должен ввести ряд дополнительных данных. В этом часто бывает психологическая проблема, поскольку наличие таких данных делает видимыми результаты работы конкретного человека, особенно при наличии отступления от плана или возникновения других проблем.

Итак, для Сотрудника можно вывести следующее:

Первая полезность от использования системы заключается в повышении личной эффективности работы.

Следует понимать, что записать имя и телефон нового клиента на бумажке занимает меньше времени, чем ввести данные о нем в систему в стандартном виде. Однако информация на бумажке неудобна для последующего использования, может потеряться, ее не увидят другие, и так далее.

Данные о простом заказе так же можно записать ручкой на стандартном распечатанном бланке, и иногда это быстрее, чем внести заказ в систему (именно иногда, так как механизм шаблонов типовых изделий сокращает время ввода нового заказа до 30-60 секунд).

Однако эффективность работы складывается из трех основных составляющих: планирования работы, поиска необходимой информации и собственно исполнения конкретной операции.
На этапе планирования надо вспомнить что нужно сделать и в какой момент. Если список всех требуемых дел находится в одном месте, то затраты на планирование существенно снижаются и так же снижается риск забыть о чем-то, и не выполнить во время.

На этапе поиска информации например требуется найти адрес ftp сервера клиента. Этот адрес был записан на бумажке, но…

Заказ в системе содержит ссылки на ВСЮ связанную информацию - о клиенте, о продукции, о контактных лицах, о датах и прочем. Информация доступна практически мгновенно и с любого рабочего места.

Исполнение операций это конкретные действия, выполняемые каждым сотрудником в ходе исполнения заказов на полиграфию. Функционал системы должен быть достаточен для учета всех основных бизнес-процедур.

Вторая полезность для Сотрудника - координация работ и взаимодействие с другими сотрудниками.

Координация и взаимодействие сводятся к двум моментам - оповестить другого сотрудника или подразделение о том, что им надо что-то сделать и принять оповещение о том, что теперь надо сделать что-то самому. Речь идет о передаче "мяча" другому игроку. К примеру, после открытия заказа и подготовки документов сотрудник отдела продаж передает заказ в производство, и после этого становится на некоторое время наблюдателем, пока препресс и производство исполняют это заказ. Без системы автоматизации обычно используются два основных способа - конверт или голос. Конверт это файл с бумажными документами по заказу, который лично передается нужному сотруднику. У кого конверт, тот и должен что-то делать. Голос - это любое сообщение в любой форме - лично, по телефону, по электронной почте или любым другим способом.

Сочетание этих способов позволяет организовать работу, однако использование информационной управленческой системы существенно повышает уровень взаимодействия между подразделениями за счет того, что сам факт выполнения некоторого действия автоматически информирует всех заинтересованных лиц. Так, нажатие кнопки "Отправить изделие в производство" автоматически ставит изделие в план по препрессу и по производству, при этом технологическая карта в электроном виде может быть доступна с любого места и нет необходимости ее передавать в печатном виде.

Введение платежа по заказу в бухгалтерии автоматически изменяет статус заказа на "оплачен", и менеджеру нет необходимости звонить и что-то узнавать.

Невыполнение отгрузки в срок автоматически помечает заказ как "просроченный", и так далее.
Третья полезность - контроль показателей своей работы.

Возможность посмотреть на себя со стороны руководства весьма полезна для сотрудника. К примеру, если бонусное вознаграждение зависит от объема поступивших платежей, то сотрудник будет во первых этот объем отслеживать, и во вторых, побуждать клиентов к скорейшей оплате. Если сотрудник получает премию за нового клиента, то он будет отслеживать их количество за месяц, и стремиться привлечь новых.

Однако требуется поговорить и о проблемах для сотрудников.

Первая проблема - "Я ничего не понимаю, я не знаю как с этим работать".

Возникает практически всегда и решается единственно путем обучения сотрудников. Самый экономичный способ для директора, это выбрать среди сотрудников наиболее обучаемого, любопытного, и не противящегося новому сотрудника, предоставить ему время на изучение системы, и в дальнейшем использовать его как внутреннего тренера. С точки зрения остальных сотрудников это наиболее комфортный метод, так как обучает знакомый человек. Другой вариант - нанять внешнего инструктора.

Вторая проблема - "Все неудобно, все не работает".

Обычно имеет психологический характер. Большинство людей по природе не склонны к переменам и часто опасаются их. При внедрении новой системы руководителю часто непонятно чем вызвано недовольство сотрудников - проблемами в самой системе автоматизации или проблемами в сотрудниках. Для решения этой проблемы иногда полезно посмотреть на другие компании, где эта система уже работает. Скорее всего они уже пережили эти проблемы роста.

Третья проблема - "Мои ошибки стали заметны руководству"

Да, это так. Реакция на ошибку относится скорее к политике управления и подготовки персонала. Ошибки становятся видны. Чтобы из не было, надо подбирать и готовить персонал.

Что имеем в итоге?